Složenky -AV

Složenky-AV přišlé na disketě z pošty

Pošta zasílá jako nadstandardní službu mimo písemný denní soupis přijatých úhrad složenkou (složenek A-V) i stejný soupis plateb na disketě. Výpis na disketě je obdobou papírového dokladu. Úlohou programu je detekovat platby určené do programu Nájem a Služby a vytvořit do těchto programů při zpracování došlé diskety samostatný doklad o provedených platbách NAJ a samostatný doklad do programu Služby – bez manuelního účtování plateb obsluhou programu. Ostatní platby – jako jsou úhrady faktur vydaných, mimořádných předpisů, doplatků úvěrů atd. Vyřadí program ze zpracování a vypočítá závěrečný sumář.

Zpracování:

1 – Vložíme disketu do počítače.

2 – Potvrdíme volbu "Přišlé složenky-AV na disketě od pošty".

3 - Potvrdíme volbu "Nahrát složenky z disku  A:, nebo B: "

4 - Vybereme disk (Předpokládá se, že na disketě jsou pouze složenky A-V od pošty!) a potvrdíme Enter.

5 – V nabídce "Výběr složenek ke zpracování" vybereme sestavu. Pokud bude pošta posílat disketu  denně, bude v nabídce pouze jedna sestava. Budeme-li ale dostávat disketu třeba jednou za týden, bude na ní 5 sestav.

6 – Po potvrzení počítač nahraje požadovanou sestavu, provede základní kontrolu variabilních symbolů a specifických symbolů. Variabilní symbol je kód uživatele u složenek z programu NAJ nebo Služby, číslo faktury vydané nebo číslo účtu, na který chceme platbu směrovat. Specifický symbol vyjadřuje typ platby tj. např. nájem, služby, upomínka, upomínka+penále, mimořádný předpis nájmu, atp. Výsledek nám předloží k dalšímu zpracování tak, abychom mohli případně opravit  chybějící specifické symboly nebo ručně (F8) vyřadit platbu ze zpracování. (Klávesa F8 funguje jako přesmyčka, tzn. stiskneme-li, objeví se vyřazen, stiskneme-li znovu, objeví se **OK*.) Pokud tedy program NAJ zná specifický symbol uvedený na složence, zařadí program tuto platbu do zpracování v NAJ, pokud je na složence uveden specifický symbol z programu Služby, zařadí tuto platbu do dokladu vytvářeného v programu Služby. Nezná-li uvedený variabilní či specifický symbol, označí tento řádek jako vyřazen. Dále máme možnost z celková platby odečíst námi požadovanou částku (např.: penále) tak, abychom dostali do nájemného, popřípadě služeb pouze tolik Kč, kolik tam přísluší. Uhradí-li tedy uživatel celkem 1.200,-- Kč a z toho činí 30,-- Kč penále, přesuneme se kurzorem na tento řádek a do sloupce odečti uvedeme 30. Počítač do sloupce účtovat uvede 1.170,- Kč a tuto částku uvede i do dokladu pro program Nájem.

7 – K zaúčtování do jednotlivých programů stiskneme F10-zaúčtovat a opravíme nabízená čísla dokladů podle vlastních zvyklostí (nabízené číslo dokladu je kombinace datumu a pořadového čísla souboru zasílaného poštou). Budou-li v dokladu specifické symboly pouze pro nájemné, nabídne program pouze jeden doklad pro nájemné. Budou-li v dokladu i platby do programu Služby, nabídne program před zaúčtováním k doplnění 2 čísla dokladů.

 8 – Po zaúčtování  vznikne soupiska o provedeném zaúčtování ve tvaru: částka pro nájemné, částka pro služby a neúčtované peníze (ostatní platby v soupisce označené jako vyřadit).

Po úspěšném zaúčtování můžeme samozřejmě tyto doklady v příslušných programech dále opravovat. Znamená to tedy, že zaúčtováním se sice doklady v programech vytvoří, ale zaúčtují se teprve při uzávěrce. Doklad v programu NAJ směruje všechny platby do platného měsíce. Chceme-li některou platbu směrovat do některého z minulých měsíců, opravíme klasickým způsobem, jak jsme v programu NAJ zvyklí. Program Služby označí všechny úhrady rokem posledního vyúčtování služeb. Pokud budeme chtít použít platbu pro předešlý rok, musíme ji v soupisu smazat a proúčtovat ji samostatným dokladem.

9 - Vytvořenou sestavu můžeme po vytištění předat jako podklad k účtování  pracovnici účtující u nás v družstvu výpisy z běžného účtu do účetnictví.

Program vytvoří sestavu s normální velikostí písma. Pokud chceme tisknout komprimovaně, použijeme v prohlídce tiskových sestav úlohu inicializace tiskárny, potvrdíme náš typ tiskárny a vybereme požadovaný typ písma.

Odevzdání AV-složenek pro tisk na disketě tiskárnám

1 –         Program zpracovává hotové soubory, které mu připraví programy NAJ a SLUŽBY.

Nežli tedy spustíme program SLOZAV.EXE, musíme si připravit soubor nebo několik souborů  v těchto programech. Všude, kde se dají v dosavadních programech tisknout složenky, byla doplněna možnost vytvářet soubory pro poštu k vytištění  jejich požadovaného množství.

Zvolíme-li  tedy např. V programu NAJ – Tvoření tisků (hlavní) – Tisk složenek – S předpisy připravovanými – počet složenek upravíme např. na 6, zvolíme objekt – skupinu objektů – bez sporožira – počítač nám nabídne masky pro tisk složenek AV a sice T_SLOZ A1.REP a T_SLOZAV.REP.  Vybereme z nich jednu  a počítač nám nabídne novou volbu:

·        Složenky AV na tiskárnu*

·        Do souboru pro program SLOZAV (SLOZAV – odevzdání na disketě)

Potvrdíme-li, objeví se nám vytvořený soubor na obrazovce.  Tím se nám vytvořil soubor pro poštu a uložil se do programu SLOZAV.EXE. Nijak nezapisujeme, odejdeme ESC a můžeme vytvořit další soubor např. upomínek se složenkami, který rovněž uložíme do programu SLOZAV.EXE a následně pošleme poště k vytištění složenek  spolu s požadovanými složenkami na připravovaný předpis.

Do programu Nájem – účtovat – Sporožiro – byla doplněna možnost vytisknout si složenky pro ty uživatele, kterým nebyl zadržen měsíční předpis ze sporožira pro nedostatek finančních prostředků.  Po zpracování diskety došlé ze spořitelny nám tedy vzniknou u některých uživatelů ve sporožiru v položce předpis NULY. Těmto uživatelům vytvoříme pomocí klávesy F7 složenky na platný předpis a můžeme je buď vytisknout sami na naší tiskárně nebo je poslat poště k vytištění pomocí programu SLOZAV.EXE.

Nyní spustíme program SLOZAV.EXE a objeví se nám na prvním řádku  - Přišlé složenky AV na disketě.

Úloha slouží pro automatické zpracování došlých plateb z pošty v programech NAJ a Služby.

Pro přípravu diskety pro poštu spustíme úlohu

Odevzdání AV složenek pro tisk na disketě tiskárnám (poště) – Potvrdíme ENTER a objeví se nám 5 úloh:

·        1. Vyčistit seznam pro nové odevzdání

·        2. Nahrát složenky AV z programu NAJ

·        3. Nahrát složenky AV z programu Služby

·        4. Prohlížet zatím nahrané složenky AV

·        5. Zpracovat složenky AV na disketu

·        Prohlídka tiskových sestav

Vyčistit seznam pro nové odevzdání – Tuto úlohu bychom měli použít až po odevzdání diskety poště.

Nahrát složenky AV z programu NAJ – potvrdíme a objeví se seznam všech dosud vytvořených souborů složenek. Najedeme pomocí šipek na první soubor a potvrdíme ENTER. Soubor se nám zobrazí na obrazovce a na prvním řádku bude uvedeno, o jakou sestavu se jedná (dlužné nájemné), kdy byla vytvořena (datum). Po stisku klávesy F10 se počítač zeptá: Mám provést přihrání do souboru ANO NE. Potvrdíme prosvětlené okno ANO a počítač nám oznámí, že sestava složenek byla po nahrání vymazána z nabídky a nastaví se na další připravenou sestavu k nahrávání. Takto postupujeme, dokud nenahrajeme všechny požadované sestavy. Sestavy, které nechceme nahrávat prostě nezapíšeme F10, ale později vymažeme v prohlížení tiskových sestav.

Nahrát složenky AV z programu Služby – obsluha je stejná, jako v předešlé úloze, pouze sestavy si program bere z programu Služby.

Prohlížet zatím nahrané složenky AV -  Na prvním řádku se nám objeví nabídka F8 – smazat větu, počet vět a celková částka vytvořených složenek v Kč. Najedeme-li si tedy na některou z vytvořených složenek a stiskneme klávesu F8, počítač se nás zeptá, zda má opravdu smazat tuto větu ANO - NE. Potvrdíme-li, vytvořenou větu smaže a opraví výslednou  celkovou částku v pravém horním rohu obrazovky.

Jednotlivé řádky můžeme opravit, tzn. Můžeme uživateli změnit adresu, jméno, směrovací číslo a text pro příjemce. Jakmile máme dokončeny všechny úpravy, vložíme do počítače disketu a zvolíme úlohu

Zpracovat složenky AV na disketu – Ve spodní polovině obrazovky se nám zobrazí počet vět, úhrnná částka na složenkách dle jednotlivých řádků, počet emitovaných vět – je počet skutečně požadovaných složenek (v případě, že žádáme měsíční předpis 6x, máme počet vět u jednoho uživatele 1, počet emitovaných vět 6), úhrnná emitovaná částka uživatele např. 1500 x 6 = 9000. Potud informační část. Dále

Způsob distribuce – Informace o způsobech dalšího zacházení se složenkami po jejich vytištění. Podle zvoleného čísla úlohy pošta složenky buď vrátí objednavateli nebo je přímo rozešle na jednotlivé adresy. Zvolený způsob uvedeme číslem. Předepsáno je 04, lze libovolně přepsat. Popis jednotlivých možností je uveden v horní polovině obrazovky.

Způsob převodu kódování -   povinnost kódování v Latin II. Protože máme data ve většině případů v Kamenicich je potřeba toto změnit. 1 – Převádí se Kameník na Latin II, 2 – Převádí se Kameník bez českých znaků, 3 – Nepřevádí se, jsou kódovány v Latin II.

Číslo klienta uvedeme dle smlouvy, kterou jsme uzavřeli s poštou.

Pořadové číslo dne tvorby souboru v rámci roku  - uvedeme pořadové číslo souboru.

Název souboru na disketu a Název souboru na disketu pro komprimaci ARJ se generuje automaticky.

Potvrdíme-li Enter poslední úlohu na této obrazovce a  odpovíme na dotaz, zda má počítač vytvořit soubor na disketu potvrzením prosvětleného okna ANO – soubor se vytvoří a na obrazovce se nám naposledy zobrazí jeho výsledný tvar. Odvoláme ESC a objeví se

**Průvodka k emitovaným složenkám AV** Odvoláme ESC a objeví se nám nabídka: Mám vytisknout soubor ANO/NE? Stiskneme klávesu "A" a vytiskneme průvodku. Objeví se dotaz: Nahrát soubor na disketu ANO – NE. Potvrdíme-li ANO, musíme rozhodnout, zda chceme použít mechaniku A nebo B. Po potvrzení prosvětleného okna na zvolené mechanice se soubor nahraje na disketu. Tím je práce s nahráváním složenek pro tisk poště na disketu u konce.