Sporožiro

Sporožiro

Než začneme nahrávat sporožiro na disketu, musíme si připravit soubor pro spořitelnu v programu NAJ. Najedeme si do úlohy účtovat, sporožiro, stiskneme klávesu F4 a zvolíme si úlohu "Doplnit do druhé peněžní položky předpisy" a potvrdíme ENTER. Pokud chceme vybírat ze sporožira platný předpis, zvolíme "Doplnit platný předpis". Jestliže jsme ale provedli zvýšení předpisu a chceme vybírat tuto vyšší částku, zvolíme úlohu : "Doplnit připravovaný předpis". Počítač doplní do druhé peněžní položky námi zvolený předpis a vrátí se na úvodní obrazovku sporožira. Program ale nahrává stavy do programu Sporožiro z první peněžní položky - sporožira. Musíme tedy převést předpis z druhé peněžní položky do sporožira. Stiskneme tedy znovu F4 a přesuneme se na úlohu : "Převést druhou peněžní položku do sporožira" a potvrdíme ENTER. Počítač nám ještě ohlásí : Původní hodnoty budou přepsány. Mám pokračovat? Potvrdíme prosvětlené okno ANO a počítač předpisy převede do sporožira. Teprve nyní máme soubor připraven a spustíme si program Sporožiro :

Info změna parametrů (pro znalé)

tuto akci je velmi potřebné spustit dříve, než se udělá první odeslání dat do spořitelny a dělí se na:

Změna info: - zde se zadávají tyto informace:

Disk, na který se budou ukládat (číst) soubory: B

Hustota nosiče (diskety): 1.44

Název Vašeho podniku: SBD HODONAN (bez čárek a háčků)

Označení datového nosiče: SBD HODONAN (bez čárek a háčků)

Číslo podniku: 01520

Účet: 2933399788

Celý název podniku adresa i s telefonem:

SBD Hodoňan, Brněnská 44 tel.:22697

Tyto údaje se musí NUTNĚ zadat správně neboť se z nich vychází pro tvorbu výstupních dat. Na posledních dvou řádcích se tyto údaje neustále pro kontrolu zobrazují:

Nosič: B Hustota: 1.44 Podnik SBD HODONAN pro nosič: SBD HODONAN

Číslo podniku: 01520 Účet: 2933399788 Soubor:00000015.20A PORADI soub.: 0

Změna poboček

ABO čísla. Zde se MUSÍ zadat čísla poboček dříve dvoumístné nyní zásadně třímístné. Tento seznam slouží jako, tabulka existujících tzv. ABO čísel. Pokud bychom zde neměli zadaná správná čísla, nedošlo by k vytvoření výstupních dat pro spořitelnu.

Číslo účtu se skládá z ABO čísla a čísla účtu patřícího k ABO-číslu. ABO číslo má velmi úzký vztah na číslo sporožira. V programu NAJ jsou to první tři (oddělená) čísla z čísla sporožira.

Příklad zaslaného seznamu ze spořitelny:

Seznam ABO čísel a čísel řad pro pobočky

----------------------------------------

103 Rychov n , Kn. 1031629-578 16-000001-0 516 01

204 Dobruška 2041626-578 16-100001-0 518 01

použije se do položky účet z čísla 1031629-578 pouze 1629578 počítač si ABO číslo (103) sám dosadí a do čísla účtu se již nepíše.

Jeho jediné správné zadání:

POBOČKA(abo) NÁZEV ČÍSLO ÚČTU

---------------------------------------------------------------

103 Rychnov n.Kn 1629578

výsledné číslo účtu v OPISU KOMPATIBILNÍHO MÉDIA : 1031629578

Je to proto že první tři čísla učtu jsou totožná s ABO číslem, proto se do čísla účtu nepíšou. Ve výsledném čísle účtu by bylo ABO číslo dvakrát - 1031031629 a místo nich se píšou čísla v účtu za pomlčkou - vlastně zbytek účtu po vynechání prvních tří čísel (to jsou ABO čísla) výsledek 1031629578

Změna pořadí

Zde se můžou opravovat pořadová čísla souborů, neboť každá odevzdaná disketa znamená číslo navíc (+1). Je vhodné si vést knihu odevzdaných disket i s jejich pořadovými čísly.

Aby bylo možné "Téměř" libovolně manipulovat s programovými řádky pro popis výstupu na disketu, jsou tyto programové řádky uloženy v databance F_PUTS.DBF, kde je zkušený programátor může případně a s největší opatrností upravit - opravit pro další nové požadavky české spořitelny.

Tvar úvodní věty:

'UZ:N000000'+ucet_0+pc+dt+ob+cislo_10+'0045'+CHR(13)+'NP:'+podnik_1

Tvar běžného záznamu:

uvod+kc+dt+'0000800000000'+cc_55+pobocky.ucet+cc+'0308'+CHR(13)+'TE:NAJEMNE'+CHR(13)+'VK:'+objkt+sekce+cbytu+kzmuz+kocis

Tvar konečného záznamu: 'KZ:'+'0000000000000000000000'+pp+kcc

Odeslat sporožiro (na disketu):

Zde se vytváří a tisknou samotné údaje pro spořitelnu a má tyto podmenu:

Vytvoření souboru

Tato akce zabezpečí vytvoření hlavního souboru pro českou spořitelnu, vytvoří opis, vytiskne změny vzhledem k minulému odevzdávanému souboru (napoprvé nefunkční - chybí údaje), vytvoří tisk rekapitulace, dopisu a průvodky. Všechny tisky kromě opisu a hlavního souboru lze měnit - editovat, poněvadž jsou v MASKÁCH - masky jsou od autora nastaveny tak, aby nebylo nutno nic měnit.

Program se také ptá na období, za které je posíláno sporožiro na disketě s tím, že nabízí účetní období v programu NAJ a pořadové číslo posílaného souboru, aby bylo možné tyto údaje upravit podle Vašich potřeb.

Tisk změn

Prohlídka - Tisk změn vzhledem k minulému odevzdávanému souboru (napoprvé nefunkční - chybí údaje). Tištěné změny - Nové sporožiro, zaniklé sporožiro, změna čísla sporožira a změna platby sporožira. (Maska: ZMĚNY.REP)

Tisk rekapitulace

Prohlídka - Tisk průvodní rekapitulace. (Maska: REKA.REP)

Tisk dopisu: Prohlídka - Tisk libovolného dopisu odevzdávaného spolu s průvodkou. (Maska: DOPIS.REP)

Tisk opisu: Prohlídka - Tisk opisu dat na disketě (hlavního souboru). (Maska: Není )

Tisk průvodky: Prohlídka - Tisk průvodky k datovému nosiči.(Maska: PRŮVODKA.REP)

Soubor na Disketu: Kopíruje vytvořený hlavní soubor na disketu - volba disketové mechaniky ovlivňuje úloha INFO - ZMĚNA PARAMETRU

Prohl.00000015.20A: Prohlídka vytvořeného hlavního souboru.

Program byl rozšířen o další možnosti využívání sporožirových účtů a sice :

Odeslat přeplatky z nájmu na sporožiro - potvrdíme-li tuto úlohu, počítač se nás zeptá, zda má tisknout všechny objekty, jeden objekt či výběr objektů. Potvrdíme-li příkladně výběr objektů, vytvoří na obrazovku sestavu přeplatků, odvoláme-li ESC, vrátíme se na úvodní obrazovku a můžeme provádět další úlohu

Oprava vytvořených přeplatků - ještě před odesláním můžeme některé přeplatky smazat - příkladně dluží za fakturu vydanou atp. K tomuto účelu nám slouží

Klávesa F8 - smazat řádek - Pomocí klávesy F9 vyhledáme toho uživatele, kterého chceme ze seznamu vyřadit a po stisku klávesy F8 potvrdíme prosvětlené okno ANO. Počítač smaže řádek, na kterém jsme byli najeti. Pokud chceme z tisku vyřadit celý dům, současně stiskneme klávesy CTRL+D - smazat dům, počítač nám řekne : Zadej středisko ke smazání! Nabízené okno vyplníme číslem střediska a počítač se nás znovu zeptá : Opravdu smazat označený dům? ANO-NE , potvrdíme-li prosvětlené okno ANO, počítač z dokladu smaže celý tento dům. Nyní provedeme F3 - vysoučtování přeplatků, Jakmile máme seznam v náležitém tvaru, přejdeme na další úlohu.

Vytvoření souboru pro spořitelnu a pokračujeme již nám známým způsobem, jak je uvedeno v manuálu k odesílání předpisu úhrad do spořitelny. Po odevzdání diskety ve Spořitelně a úhradě z účtu v bance můžeme vytvořené vratky zaúčtovat jako doklad do programu nájem pomocí úlohy

Začlenění přeplatků jako doklad do nájemného: Potvrdíme ENTER a objeví se nám okno žádající číslo dokladu a datum. Vyplníme stejně jako v NAJ a potvrdíme. Počítač se nás zeptá, zda má opravdu začlenit tento doklad do nájmu. ANO - NE. Potvrdíme tedy prosvětlené okno ANO a počítač doklad začlení do programu NAJ. Potom si najedeme do programu NAJ, úloha účtovat, účtovat složenky - ostatní potvrdíme ENTER a do nabízeného řádku čísla dokladu nenapíšeme nic a potvrdíme 2x ENTER. Objeví se nám seznam nezaúčtovaných dokladů. Najedeme si na patřičný doklad pomocí šipek a potvrdíme. Počítač nám zobrazí doklad. Zkontrolujeme a pokud je vše v pořádku zaúčtujeme CTRL+Z. Takto se nám dostane doklad do programu NAJ, aniž bychom ho museli ručně tipovat.

Strhnout ze sporožira dluhy na nájem - Zatím pouze jeden náš zákazník uzavřel dohodu se spořitelnou a vyčerpal dluhy nájemného do 1.000,-- Kč ze sporožirových účtů svých uživatelů. Pokud bychom se i my dohodli , potvrdíme tuto úlohu ENTER , dále vytvoření nedoplatků pro spořitelnu s tiskovou sestavou ENTER a vybrali bychom si rozsah tištěných středisek a počítač sám vybere dlužníky a zadrží z dluhu maximálně 1.000 Kč. Sestavu odvoláme ESC a přejdeme na úlohu - oprava vytvořených nedoplatků. Potvrdíme ENTER a ještě před odesláním můžeme ze seznamu některého bydlícího vyloučit. Jakmile jsme hotovi, pokračujeme již známým způsobem v nahrávání sporožira na disketu. Po příchodu peněz ze spořitelny můžeme vytvořit doklad do programu NAJ o úhradě nedoplatků. Potvrdíme úlohu

Začlenění nedoplatků jako doklad do NAJ. Potvrdíme ENTER a objeví se nám okno, žádající číslo dokladu a datum. Vyplníme číslo bankovního výpisu a datum a počítač se nás zeptá, zda má opravdu začlenit tento doklad do nájmu ANO-NE. Potvrdíme tedy prosvětlené okno ANO ENTER a počítač nám oznámí HOTOVO! Tím jsme vytvořili doklad do programu NAJ. Pokud by se stalo, že by některý z našich uživatelů neměl na účtě dostatek finančních prostředků a nebylo by možno zadržet mu ani těch 1.000,-- Kč, je možno v programu NAJ do dokladu vstoupit v úloze účtovat, účtovat složenky - ostatní, 2x ENTER a pomocí klávesy F8 dotyčný nedoplatek smazat. Jinak celý doklad zaúčtujeme pomocí klávesy CTRL+Z.

Odeslat přeplatky ze služeb na sporožiro - Postup odeslání přeplatků ze služeb na sporožiro je identický. Je možno odesílat přeplatky i po domech nebo po zaúčtování sídliště, je možno posílat přeplatky i za celé družstvo současně. Postup je stejný, jako u odesílání přeplatků z NAJ, jak výše uvedeno.

Strhnout ze sporožira dluhy za služby - Rovněž strhnout dluhy za služby ze sporožira můžeme stejným postupem, jako je to výše uvedeno u dluhů v NAJ, pouze s tím rozdílem, že počítač vytvoří doklad do programu Služby.

Inkaso

Program inkaso je určen k vytvoření seznamu bydlících platících inkasem ve tvaru původní předpis, nový předpis, rozdíl, ke zohlednění výměn bytů, převodů členských práv v tomto seznamu a vytištění dokladu o změnách pro poštu.

Pošta doplní na soupis změn nová spojová čísla a vrátí kopii soupisu zpět. Dále po ukončení měsíce pošle pošta soupis dlužníků, kteří nezaplatili za výše uvedený měsíc nájem . Obsluha si vyvolá v programu předpis za první měsíc, vyřadí z něho dle seznamu neplatiče a program na požádání vytvoří do programu NAJ složenkový doklad, kterým se úhrady automaticky zaúčtují do úhrad za zvolený měsíc.

Mezi tím již pracovnice vytvořila předpis na další měsíc, doplní v něm nová spojová čísla dle vrácené kopie z pošty a vytiskne změny na další měsíc a tak to pokračuje pořád dokola.

Počáteční zůstatky

Po spuštění programu se nám objeví základní nabídka. Počáteční zůstatky zadáváme v úloze "Účtovat". Objeví se nám prázdný doklad, do kterého přidáváme současným stiskem kláves CTRL a P . Po stisku těchto dvou kláves, pokud nevíme kód uživatele, stiskneme F5 a pomocí hledací funkce H vyhledáme žádaného uživatele. Pak stiskem klávesy ENTER přeneseme kód uživatele na prázdný řádek v dokladu, automaticky se nám objeví jméno uživatele a doplníme spojové číslo a částku nového předpisu. Poněvadž na počátku původní předpis na poště nemají, budou v seznamu změn vlastně všichni bydlící. Tak vytvoříme první soupis změn, který odevzdáme na poště. Po dokončení seznamu stiskneme současně klávesy CTRL+D a program nám mimo jiné nabídne tisk soupisu změn pro poštu. Potvrdíme ho klávesou ENTER a program nám znovu nabídne, zda chceme tisknout na papír, nebo na disketu. Pokud bychom chtěli tisknout na disketu , můžeme si zvolit formát výpisu v masce T_INKASO.REP

Pokud již vlastníme nějaký program, pokusíme se původní předpis přehrát z již zavedeného programu. Jestliže jsme dosud posílali hlášení na poštu psané ručně na stroji, doplníme oba sloupce, tzn. původní i nový předpis a počítač sám seznam sečte. Jakmile máme vytvořen seznam požadovaného předpisu nájmu pro plátce inkasem navazující na předcházející evidenci, zohledníme v soupisu změny uživatelů dle sestavy zobrazující veškeré výměny bytů a převody členských práv z programu ZPP+CLE za uplynulý měsíc, tzn. za období, které uplynulo od odeslání posledního soupisu poště do dnešního dne. Sestavu získáme tak, že v ZPP najedeme do oddílu evidence členů a pomocí šipek na část prohlídka převodů. Zde si zadáme období, za které chceme převody zohledňovat. Tato funkce není automatizována, poněvadž předpis inkasa se většinou provádí i 2 měsíce dopředu, tzn. před skutečným zápisem nového člena do bytu, takže bude nutno dosáhnout maximální spolupráce s oddělením členské evidence. Tyto změny zohledníme tak, že v případě, že se uživatel odstěhoval , zadáme do sloupce nový předpis 0,(v budoucím měsíci tohoto uživatele zrušíme současným stiskem kláves CTRL+S, ale tento měsíc potřebujeme, aby ho počítač přičetl do změn ). Pro snadnější obsluhu stiskneme klávesu CTRL + H současně a program nám nabídne hledání buď dle kódu uživatele, jména nebo spojového čísla. Zadáme-li kteroukoliv z těchto informací do nabízené tabulky, prosvítí se nám v seznamu zrovna tento řádek a my ho můžeme smazat nebo změnit částky v jednotlivých sloupcích. Nového uživatele zadáme jak výše uvedeno stiskem kláves CTRL + P. U těchto uživatelů vyplňujeme pouze jeden sloupec, tzn. původní předpis 0, nový předpis - požadovaná částka. Dále doplníme spojová čísla dle hlášení z pošty. První vytvořený soubor nijak nezapisujeme, program si ho sám pamatuje a označí nám ho měsícem 01. Najdeme ho v oddílu účtovat po stisku klávesy ENTER na prvním řádku. Jakmile z něho jednou odejdeme a pak se do něj znovu vrátíme, program ho označí informací, kdy v něm byly naposledy prováděny změny. Jestliže znovu do tohoto souboru najedeme potvrzením řádku O1 klávesou ENTER, objeví se nám již vytvořený soubor dle jednotlivých položek. Stiskem klávesy CTRL +D současně dostaneme nabídku dalších změn. Tzn. Objeví se nám nabídka dalších možností práce s tímto souborem. Uvádím je tak, jak by měly na sebe ve skutečnosti navazovat: 1, Tisk předpisu inkasa pro SBD je vlastně vytištění celého souboru, 2. Tisk předpisu inkasa (soupis změn) je pouze seznam změn, bez těch, u kterých se nic neměnilo, 3. Vytvoření nového inkasního měsíce a 4. Začlenit inkaso do NAJ jako složenky. Pokud si vytiskneme seznam změn pro poštu, zapíše se u tohoto souboru, že byl seznam změn odeslán a datum tisku seznamu .

Vytvoření nového inkasního měsíce

Jakmile odešleme seznam změn poště, začneme si připravovat nový měsíc v kolonce vytvoření nového inkasního měsíce. Potvrzením tohoto řádku v nabídce klávesou ENTER se dostaneme k otázce "Jméno - měsíc inkaso " a počítač od nás očekává zadání dalšího měsíce označením 02-12. Zvolíme si tedy např. 02, potvrdíme ENTER a odejdeme z úlohy stiskem klávesy ESC. Jakmile znovu stiskneme ENTER v oddílu účtovat , objeví se nám jako nabídka i nový měsíc s textem vytvořen, nezpracován. Když si na něj najedeme pomocí šipek a potvrdíme klávesou ENTER zjistíme, že nám počítač nabídl stejnou sestavu jako minulý měsíc, pouze v obou sloupcích jsou stejné částky. Provedeme tedy změny bydlících buď dle seznamu ze ZPP, nebo dle jiných písemných hlášení z bytového oddělení a doplníme spojová čísla dle hlášení z pošty a můžeme si vytisknout předpis za měsíc O2 pro družstvo, pak soupis změn pro poštu a odešleme.

Automatické zaúčtování úhrad nájemného do programu NAJ

Mezi tím nám pošta podala hlášení, kdo z bydlících nájemné neuhradil v měsíci O1. Najedeme si tedy v oddílu účtovat na měsíc O1, stiskem klávesy ENTER se nám zobrazí a my pomocí kláves CTRL+H vyhledáme neplatiče, tyto ze souboru vymažeme současným stiskem kláves CTRL+S a tak vytvoříme podklad pro doklad do programu NAJ. Stiskem kláves CTRL+D v dalších úlohách najedeme pomocí šipek na oddíl začlenit inkaso do NAJ jako složenky a po potvrzení klávesou ENTER se nás počítač zeptá znovu, zda má začlenění skutečně provést. Jedná se totiž o akci, při které změníme salda téměř všech bydlících. Pokud by se nám přece jen podařilo začlenit nesprávný měsíc, nebo neupravený seznam, musíme nejprve v nájmu vytvořený doklad smazat a pak můžeme tuto akci po patřičných úpravách dokladu zopakovat. Před zohledněním neplatičů z minulého měsíce si vždy musíme vytvořit nový předpis pro další měsíc, jinak by v novém předpisu nebyli neplatiči z minulého měsíce a museli bychom je tam ručně dodat. Vždy po vytvoření nového předpisu provedeme kontrolu, zda nám souhlasí nový předpis z minulého měsíce se starým předpisem v novém měsíci. Jakmile jsme tedy vytvořili doklad v programu NAJ, označí nám počítač v oddílu účtovat měsíc 01 jako zaúčtován do nájemného do období O1. Je tedy nutno se přesvědčit před zaúčtováním dokladu za měsíc 01, zda již byla provedena uzávěrka za měsíc 12, abychom si úhrady nezaúčtovali do špatného měsíce. Vytvořený doklad se nám ale pouze vytvořil do programu NAJ, ale zatím není zaúčtován. Je pouze uložen v programu NAJ. Potvrzením volby účtovat klávesou ENTER v programu NAJ nám počítač nabídne prázdnou hlavičku dokladu, my tuto hlavičku potvrdíme 2 x ENTER a objeví se nám nabídka dosud nezaúčtovaných dokladů. Najedeme si na doklad označený inkaso 01, potvrdíme klávesou ENTER a po stisku klávesy T si doklad můžeme vytisknout. Zaúčtovávat ho nemusíme, poněvadž ho počítač sám zaúčtuje při nejbližší uzávěrce.

Ještě ke změnám bydlících

Program je automaticky propojen s programem ZPP v oddílu majitel bytu, ale plátce tzn. Jméno toho, kdo platí si může obsluha sama změnit. Jedná se o dočasné uživatele platící si sami nájemné nebo bývalý uživatel, kterého jsme nestačili z jakéhokoliv důvodu včas ze soupisu vyřadit. Dále to umožňuje, abychom přes to, že původní majitel bytu je ještě v ZPP v bytě např. v září a my vytváříme předpis na říjen a víme, že v říjnu tam bude jiný uživatel, uvedeme u původního majitele původní předpis např. 800,--, nový předpis 0 a vytvoříme nový řádek s novým uživatelem, který ještě fakticky v ZPP není, jeho jméno uvedeme v kolonce Jméno a tohoto zapíšeme ve tvaru původní předpis 0, nový předpis 800,- Kč, čímž vytvoříme 2 byty se stejným kódem uživatele a stejným majitelem bytu, ale různým jménem s tím, že nový uživatel zatím nebude mít spojové číslo.

Složenky typu "H"

Na základě celostátně platného pokynu pošty "Poštovní platební styk - hotovostní výplata" - podmínky pro vstup podavatele do systému automatizovaného podání platebních dokladů - jsme zpracovali program Složenky typu H. Jedná se o vracení přeplatků nájmu a vyúčtování služeb prostřednictvím kompatibilních médií poště, která na námi požadované částky natiskne složenky typu H, doručí je adresátům a bydlící si přeplatky sami vyzvednou na kterékoliv poště v republice. Pro tento systém vracení přeplatků platí stejné poplatky, jako když družstvo vytiskne složenky na vratky, soupisku a tyto předá poště k vrácení uživatelům.

Výhodou programu je, že plně spolupracuje s programy firmy Popovský, tzn. , že si přímo z programu Nájem a Služby nahraje přeplatky, vypočítá k přeplatkům poplatky a není třeba platit složenkový papír a složenky tisknout v družstvu, ale pouze předat disketu poště, která si složenky vytiskne za stejných finančních podmínek sama. Dále pošta zdarma vrátí odesílateli na základě požadavku ve smlouvě seznam uživatelů, kteří si peníze vyzvedli na disketě a obsluha programu Nájem nebo Služby tyto vratky do programu pouze automaticky nahraje ve formě účetního dokladu o provedených vratkách přeplatků a nemusí tyto jednotlivě tipovat. Tím odpadne kus práce po vrácení přeplatků po provedeném vyúčtování služeb.

Program byl odzkoušen prostřednictvím České pošty, odd. výpočetní techniky Brno. Jedná se o síťovou verzi a je možné ho provozovat i na jednom počítači.

Tolik na úvod a nyní k obsluze programu :

Po spuštění programu se nám objeví úvodní obrazovka, skládající se ze tří částí:

- přeplatky ze Služeb na disketu,

- přeplatky z Nájmu na disketu,

- změna INFO - pro znalé.

Než začneme nahrávat přeplatky, musíme uzavřít smlouvu o poštovním platebním styku - hotovostní výplata - složenky typu H. Údaje, které jsou ve smlouvě uvedeny pak zapíšeme do úlohy změna INFO - pro znalé - na třetím řádku úvodní obrazovky programu.

Číslo podavatele : Opíšeme ze smlouvy.

Číslo banky : Uvedeme náš kód banky - patřící k účtu, ze kterého budeme přeplatky platit.

Předčíslí čísla účtu : Uvedeme v případě, že náš účet v bance má předčíslí. Jinak uvedeme 0.

Číslo účtu : Uvedeme číslo účtu, ze kterého budeme platit.

Konstantní symbol : 358

Specifický symbol : uvedeme dle smlouvy.

Způsob placení " " - z jednoho účtu nebo

"1" - ze dvou účtů. Jedničku vyplňujeme pouze v případě, že přeplatky budeme vracet z jiného účtu, než poplatky za vrácení přeplatků.

Další náležitosti ke druhému účtu jsou stejné, jako u prvního. Pak vyplníme dobu splatnosti. Oficiálně by měla být 25 dnů, můžeme si určit i jinou. Variabilní symbol se nebudeme snažit měnit, ten si vytvoří program sám.

Údaje v tabulce nijak nezapisujeme, odejdeme ESC.

K vlastnímu vracení :

Než začneme nahrávat přeplatky z programu Služby, musíme provedené vyúčtování začlenit, poněvadž program čte přeplatky ze zůstatku na účtě každého bytu. Pokud vyplácíme vratky přeplatků v hotovosti, musíme tyto před vracením složenkou proúčtovat v programu Služby.

Nyní spustíme úlohu : Přeplatky z nájmu na disketu - složenky typu H. - ENTER.

Potvrdíme Úprava - oprava poštovního tarifu a objeví se nám tabulka sazeb poštovních poplatků platná k 30.10.1996. Zkontrolujeme výši současných sazeb, v případě, že se změnily, opravíme a odejdeme ESC.

Najedeme na úlohu označenou 1 - tj. vytvoření přeplatků s tiskovou sestavou a potvrdíme ENTER. Počítač se nás zeptá, zda chceme vracet všem, nebo uživatelům bez sporožira. Potvrdíme-li bez sporožira, určíme si omezení přeplatku tzn. přeplatek od např.10,-- Kč, abychom nevraceli menší částky, než je nejnižší poštovní poplatek za složenku. Potvrdíme-li ENTER, počítač vytvoří novou sestavu přeplatků.

Odejdeme ESC a přejdeme na úlohu 2 tj.

Oprava vytvořených přeplatků

Potvrdíme ENTER a objeví se nám editační okno, ve kterém můžeme měnit částky vratek a adresy uživatelů. Počítač sám přepočítá poplatek. V dokladu nelze přidávat řádky, abychom někomu nevrátili 2x, lze pouze mazat stiskem klávesy F8. Můžeme vyhledat požadovaného člověka stiskem klávesy F9, nebo provést vysoučtování dokladu F3. Jakmile máme doklad odsouhlasen odvoláme úlohu a přejdeme na úlohu 3 tj.

Upozorňujeme, že pokud má nájemce v bytě podnájemníka, vrací se přeplatek na adresu nájemce bytu a obsluha musí opravit adresu na soupisu na současnou adresu nájemce - vlastníka bytu.

Vytvoření souboru složenky H

Potvrdíme ENTER a začneme vyplňovat prázdná okna. Na prvním řádku - datum vytvoření nebo předání souboru - výplatní období - počítač nabídne dnešní datum. Hodláme-li posílat disketu na poštu až za týden, opravíme nabízené datum.

Výplatní doba má být 25 dnů, ale můžeme ji i změnit.

Po zadání výplatní doby se nám o řádek níže objeví doba platnosti výplatního dokladu do ....

Pořadové číslo souboru je většinou 1, pouze vytvoříme-li za jeden den více souborů na disketu, budeme číslovat narůstajícím způsobem.

Výplatní podmínka - Pokud nemáme žádnou podmínku, napíšeme 0,

- chceme-li výplatu do vlastních rukou, napíšeme 1,

- chceme-li peníze vyplatit konkrétní den, který vyplníme na následujícím řádku, napíšeme 2,

- požadujeme-li výplatu do vlastních rukou a v den, který si určíme, napíšeme 3.

Odečíst poštovní sazbu od přeplatku bude většinou N, ale pokud bychom chtěli poplatky zadržet z přeplatků - vyplníme A (tato možnost by měla být předem zakotvena ve vnitrodružstevních směrnicích.)

Text příjemci - počítač nám nabídne - přeplatek nájemné. Pokud chceme vratku formulovat jinak, text přepíšeme.

Potvrdíme-li ENTER, počítač se nás zeptá, zda má pokračovat, Potvrdíme tedy ANO. Počítač vytvoří na obrazovku průvodku ke složenkám. Odvoláme ESC a přejdeme na další úlohu :

Nahrání na disketu - potvrdíme-li tuto úlohu, objeví se nám nabídka

Disketa A:\ B.\

Vložíme disketu do počítače a potvrdíme tu mechaniku, do které jsme disketu vložili. Potvrdíme ENTER a počítač ohlásí, že probíhá text diskety. Pokud jsme zvolili chybnou mechaniku, upozorní nás, že mu chybí disketa. Změníme mechaniku a spustíme úlohu znovu. Pokud je vše v pořádku, oznámí HOTOVO!

Přeplatky ze služeb či nájemného můžeme vracet i po domech či skupinách domů

V úloze přeplatky ze služeb na disketu, vytvoření přeplatků s tiskovou sestavou, po výběru z celkového zůstatku služeb či posledního sloupce vyúčtování, po dalším výběru částky pro všechny roky či výběru let, vybereme všichni - bez sporožira , určíme nejnižší částku vraceného přeplatku a počítač se nás zeptá, zda chceme tisknout všechny objekty, jeden objekt a nebo výběr objektů.

Pokračujme tedy další úlohou tj. Tisk průvodky k disketě. Potvrdíme ENTER a počítač průvodku zobrazí na obrazovce. Odvoláme ESC a počítač se nás zeptá, zda chceme vytisknout ANO/ NE. Potvrdíme "A".

Nyní přejdeme na úlohu Prohlídka tiskové sestavy a potvrdíme ENTER. Zobrazí se nám sestava - seznam uživatelů, kterým chceme vracet. Odvoláme ESC a můžeme si ji vytisknout stiskem klávesy "A".

Prohlídka souboru

Je pouze informativní a měla by sloužit pouze k prohlížení. V prohlídce souboru se již nedá nic změnit. Opravujeme v úloze oprava vytvořených přeplatků.

Vytištěnou průvodku a disketu odneseme na poštu a převedeme z našeho účtu na účet pošty celkovou částku vratek včetně poplatků. Založíme si do korespondence vytvořený seznam pro kontrolu při návratu diskety.

Doporučený způsob účtování v SE

V účetnictví zaúčtujeme vyplacené peníze v den, kdy nám byly odepsány z účtu jako zálohu na vratky NÁJEM nebo Služby a čekáme. Jakmile dostaneme disketu z pošty zpět , provedeme úlohu 6 -

Zaúčtování jako doklad - kontrola - návrat diskety :

Znovu vložíme disketu do mechaniky A:\ nebo B:\ a potvrdíme ENTER. Počítač otestuje disketu a zeptá se :

Zahájit zpracování zpětného souboru ? ANO- NE.

Potvrdíme tedy ANO. Počítač se znovu zeptá : Opravdu mám začít zpracování pro daný program ? Zároveň za posledním řádku vyčíslí celkově vracenou částku a celkovou částku poplatků. Potvrdíme tedy znovu ANO a počítač nám nabídne klasické okno žádající číslo dokladu a datum. V tomto případě bychom měli účtovat v momentě, kdy se nám vrátily peníze za nevyplacené vratky zpět na účet a uvádět číslo dokladu podle bankovního výpisu. Pokud byly všechny peníze vyplaceny, můžeme použít vnitřní doklad, kterým v SE zrušíme zálohu na vratky a proúčtujeme vratky celkovou částkou na účet 311. .. Doplněné číslo dokladu a datum potvrdíme ENTER a počítač vytvoří doklad do programu NAJ . Najdeme ho v úloze Účtovat, Složenky - ostatní, potvrdíme 2x ENTER a objeví se nám všechny doklady, které ještě neprošly uzávěrkou. Tento doklad je stejný, jako každý jiný, tzn. můžeme ho opravovat, smazat, nebo ponechat do uzávěrky stejně jako ostatní nezaúčtované doklady.

Přeplatky ze Služeb na disketu

Složenky H je úloha identická s úlohou přeplatky z Nájmu na disketu jak výše uvedeno. Upozorňujeme, že pokud má nájemce v bytě podnájemníka, vrací se přeplatek na adresu nájemce

bytu a obsluha musí opravit adresu na soupisu na současnou adresu nájemce - vlastníka bytu.